keskiviikko 5. helmikuuta 2014

Miksei Wordia tarvitse osata?

Jos rakennusmiehellä ei pysy työkalut kädessä tai taksikuski ei hallitse ajokkiaan, on hän epäpätevä. Jos aineistot eivät ole kunnossa, saan painosta välittömän palautteen. Wordin ja muiden Office-ohjelmistojen suhteen osaamattomuus tuntuu kuitenkin olevan sääntö eikä poikkeus.

Toimistotyössäkin on suotavaa hallita työvälineensä.

Eipä ole tainnut kovin monelle tulla mieleen että siihen palaa aikaa ja rahaa kun tekstitiedostosta siivotaan pois kovia tavutuksia, välilyönnein tehtyjä sisennyksiä, kappalevaihdoin toteutettuja sivunvaihtoja ja muita epämääräisyyksiä. Rivin- ja kappaleenvaihdon ero on hepreaa ja otsikkotyyleistä ei olla kuultukaan. Muuten kyllä ollaan tarkkoja että mikään ei saisi maksaa mitään mutta sitten teetetään turhaa työtä.

Tekstin muotoilu epäilyttävin keinoin on myös hidasta ja aiheuttaa kaikennäköisiä ongelmia. Kun tekee tekstiin muutoksia, saa myös aina korjailla temppuilujaan. Välilyöntisisennyksissä saa olla tarkkana että välilyöntien määrä pysyy edes jotakuinkin samanlaisena. Oikeat sivunvaihdot pysyvät paljon paremmin kurissa kuin lukuisat kappaleenvaihdot.

Ja eikä siinä vielä kaikki. Mikäli word-dokumentti avataan Wordin eri versiossa, asiat luikkivat helposti pois paikoiltaan vaikka Microsoft onkin parantanut ohjelmiensa yhteensopivuutta keskenään.  Joskus aikoinaan jos tein dokumentin oman koneeni Wordpadilla, niin se Word 97 -tiedosto ei auennutkaan samaan koneeseen asennetulla Word 97 -ohjelmalla. Kerran olin isäni luona tulostustarkoituksissa, mutta yksikään Microsoftin sovellus ei suostunut avamaan dokumenttiani, onneksi joku iänkaikkisen vanha Word Perfect sen sitten avasi. Ja joku ehkä muistaa vielä sellaisen lahjan maailmalle kuin MS Works.Worksin tiedostoja oli lähes mahdoton saada auki millään muulla kuin Worksilla itsellään, Word ei kuvitellutkaan avaavansa moisia vaikka olivat saman firman tuotoksia.

Kaikki tämä aiheuttaa päänvaivaa niille jotka käsittelevät toisten tekemiä tekstitiedostoja. Microsoftin toimisto-ohjelmistot eivät ole mikään uusi tai harvinainen juttu, mutta harva tuntuu olevan vaivautunut opettelemaan niiden käyttöä edes välttävästi. Luulisi että työnantajallakin olisi intressiä kouluttaa työntekijöitään käyttämään työkalujaan paremmin, se säästäisi valtavasti aikaa (ja samalla myös rahaa).

Kuka opettaisi ihmisille Wordia?

MS Officen ohjelmia opetettiin koulussa atk-tunnilla jo 90-luvun puolivälissä, tosin aika vaihtelevalla menestyksellä. Siitä huolimatta tunnen nuoria korkeakoulutettuja tai korkeakoulussa opiskelevia ihmisiä joilta on atk-taidot täysin hakusessa. Toisaalta korkeakoulut tuntuvat olevan tarkkoja muotoseikoista mutta samalla olettavat että taidot on opittu jo peruskoulussa eikä niitä tarvitse sen enempää opettaa.

Toisin sanoen koulut eivät vaivaudu opettamaan eikä ihmisiä kiinnosta oppia. Ajatellaankohan sitä että toimisto-ohjelmien käyttäminen on vain pieni välivaihe elämässä ja niitä ei koulun jälkeen tarvita. Vaikka juuri koulun jälkeenhän pitää tehdä sellaiset cv:t ja hakemukset että niitä kehtaisi joillekin näyttää. Työhaastattelussakaan ei ehkä kannata sanoa että en osaa enkä aio opetella. Jos tekee jonkinlaista toimistotyötä niin ohjelmistoja saa varmasti käyttää harva se päivä. Itsekin suunnittelen päätoimisesti painotuotteita, mutta Word ja PowerPoint kuuluvat siihen repertuaariin mitkä on hallittava vähintään välttävästi. Toisaalta vanhempi kansanosa ajattelee että kyllä sen 10 vuotta ennen eläkeikää pärjää ilmankin samalla ihmetellen miksi yli 5-kymppisen on vaikea saada töitä monilla aloilla.

Tietokoneiden käyttö ei ole mitenkään vähenemään päin, ennemminkin se vain lisääntyy koko ajan. Ja jos tahit, tuhtaat ja tuskailet sellaisten perusohjelmien kuin Word kanssa, kannattaisi miettiä että jospa kävisit vaikka jonkun kurssin. Tai lukisit kirjan. Tai etsisi netistä ohjeita (joita on muuten pilvin pimein). Olisi sitten se työntekokin mukavampaa. Sekä itselle että niille jotka työsi hedelmiä joutuu perkaamaan. Ja jos joutuu etsimään töitä, niin edustava hakemus sekä cv johon voi rehellisesti kirjoittaa hallistevansa Officen erinomaisesti on varmasti avuksi.

Google-haku sanoilla "office kurssi" tuottaa muuten aika paljon osumia. Microsoftin omat opiskelumateriaalit löydät täältä: Office-koulutus - Microsoft




2 kommenttia:

  1. Tähän törmää päivittäin omassa työssäkin. Vaikka kaupunki kouluttaa officea joka viikko niin sinne ei osata hakeutua. On vaan niin helpompi nykästä osaava kaveri hihasta toimistoon tekemään homma.

    VastaaPoista
    Vastaukset
    1. On kyllä uskomatonta miten kovin ihmiset haluavat olla oppimatta uutta. En osaa, en opettele, en tahdo enkä edes yritä.

      Poista

Jätä toki kommentti tai kysymys.